Как работать удалённо и оставаться продуктивным

Удаленная работа – один из главных трендов в рынке труда. Чем дальше развиваются технологии, тем больше специалистов могут переходить на дистанционный режим. Выгодно это для обеих сторон: компаниям не нужно тратиться на офисы и их содержание, а сотрудникам не нужно тратить ценное время своей жизни на дорогу до офиса и обратно. 

Тренд на удаленную работу задали IT-компании. Именно они в свое время продемонстрировали, что сотрудникам вовсе не обязательно сидеть в офисе, чтобы показывать качественный результат. Movavi – IT-компания и мы тоже стараемся быть в тренде. Многие наши сотрудники работают удаленно. В том числе и редакция Блога, который вы сейчас читаете. Мы считаем, что у нас неплохо получилось организовать работу команды, так что решили поделиться своим опытом, а заодно сделать вам пару приятных подарков. Пока вы читаете о том, как работать удалённо, ищите в тексте промокоды: они пригодятся вам для вашего домашнего офиса. 

Организация дистанционной работы

Оборудование

Для того чтобы спокойно работать удаленно, чаще всего хватает нормально работающего компьютера, беспроводного интернета с адекватной скоростью и наушников с микрофоном.

Организация работы

На удаленке важно поддерживать связь с коллегами, чтобы оставаться в рабочем потоке и не пропускать обновления. Делайте ежедневные встречи. Созвоны с командой лучше проводить по видеосвязи. Если в переписке не получается решить вопрос за 30 сообщений, договаривайтесь о звонке.

Помните, что даже видеосвязь не может передать невербальные сигналы в полной мере. Поэтому у созвонов должен быть “ведущий”. Его роль – спрашивать, все ли высказались, какой следующий вопрос нужно обсудить, и напоминать участникам, что настала их очередь говорить. На первый взгляд, это может показаться глупым, но без такого модератора продуктивность команды снижается.

Программное обеспечение 

Во время созвонов может понадобиться возможность делиться экраном: так намного проще объяснить что-либо коллегам, чем просто на словах. Если вы понимаете, что одно и то же нужно будет рассказывать несколько раз, вероятно, стоит сделать видеоинструкцию и сразу разослать ее всем. Для этого есть специальные программы, записывающие экран. Например, Movavi Screen Recorder: она удобна тем, что с её помощью можно записывать аудио с микрофона и системные звуки. 

Когда нужно управлять командой дистанционно, здорово помогают трекеры задач. Попробуйте Trello, Asana или Jira. 

Вам также пригодится продвинутый редактор документов: с его помощью можно быстро вносить изменения в файлы различных форматов – в том числе в отсканированные копии официальных бумаг. Для этого лучше всего подойдёт Movavi PDF-редактор: в новой версии он получил название PDFChef – и теперь это действительно незаменимый инструмент для работы из дома. Благодаря новому интерфейсу в нём стало ещё проще и удобнее редактировать файлы. К тому же, теперь программа работает в многооконном режиме: больше не нужно переключаться между несколькими документами – просто откройте их параллельно в разных окнах.

Ещё одно полезное нововведение PDFChef – более разнообразные шрифты и инструменты для редактирования текста. Протестировать их можно прямо сейчас – тем более, пока на программу действует специальная скидка 20% для читателей блога:

Скачать Movavi PDFChef со скидкой 20% для Windows

Скачать Movavi PDFChef со скидкой 20% для Mac

Поскольку сегодня многие переходят на удаленку, мы хотим сделать вам подарок и поделиться промокодами на самые полезные программы Movavi для дистанционной работы.

Как работать дистанционно: лайфхаки

Распорядок дня

Соблюдайте привычный распорядок дня. Его можно и нужно немного подстроить, наконец, под себя. Если вы всю жизнь страдали от необходимости просыпаться в 7 утра, самое время перестать это делать. Возможно, вы станете намного продуктивнее, если будете начинать работать не в 9, а в 11. И это совершенно нормально.  

Скорее всего, первое время вы будете засиживаться до глубокой ночи за работой. Поставьте себе будильник, который будет обозначать конец рабочего дня – это вряд ли сразу избавит вас от новой вредной привычки, но поможет справиться с ней со временем.  

Сохраняйте будничные ритуалы. За долгие годы офисной работы мы привыкли, что перед тем, как сесть за работу, мы чистим зубы, одеваемся, пьем чашку кофе и читаем новости. Если вы чувствуете, что вам это помогает настроиться, продолжайте жить в таком же распорядке. Можете даже нарядиться в офисный костюм, если это для вас работает.

Прокрастинация

Кажется, что прокрастинация – это один из самых страшных монстров, которые ждут удаленных работников под кроватями. Есть риск так и не вытянуть себя из постели до полудня, пролистать все публикации в соцсетях за последнюю неделю, случайно посмотреть три серии сериала вместо работы. На самом деле, все не так страшно. Перехитрить прокрастинацию совсем не сложно. Вот несколько советов от команды Блога Movavi, которые знают (почти) всё о том, как работать дистанционно: 

• Сведите к минимуму соблазн зайти в соцсети: выключите все оповещения на телефоне, кроме рабочих. Если не помогает – уберите смартфон в другую комнату или хотя бы спрячьте его за ноутбук. Чем реже вы его видите, тем меньше рисков бездумно начать листать ленту.
• Если это все-таки произошло и вы потратили впустую полчаса, выбирая раковины вашей мечты в Pinterest, не ругайте себя за это. Самобичевание не сделает вас продуктивнее, а только отнимет лишнее время. Примите себя и свою лень и беритесь за работу. 
• Иногда с желанием полистать что-то в интернете даже не нужно сильно бороться. Вероятно, вы заработались и ваш мозг просто требует перезагрузки. Разрешите себе расслабиться на 15 минут вместо того, чтобы совершать невероятные усилия воли.
• Бывает так, что не хочется делать что-то одно – например, нелюбимый отчет. Как только мы собираемся сесть за такую работу, рука сама тянется к телефону, а в голове нежно звучит собственный голос «не сейчас, через пять минуточек». Попробуйте вместо отчета начать делать нелюбимые домашние дела. Поверьте, где-то на середине горы немытой посуды ваш отчет покажется вам благом.
• В конце концов, прокрастинацию можно использовать себе на пользу. Если уж совсем лень работать, выделите себе 20 минут на то, чтобы почитать полезную статью, связанную с вашей специальностью. Или ответить на письма, на которые вроде как отвечать не обязательно, но, по-хорошему, нужно (мы знаем, у вас тоже такие есть).
• Ведите блокнотики или собственные доски задач в Trello, однако не слишком этим увлекайтесь. Если вы потратили полчаса на то, чтобы обвести ярким маркером все невыполненные задачи в вашем блокноте – поздравляем, вы прокрастинируете! Старайтесь тратить на такие вещи не больше необходимых 5-10 минут.

Дедлайны

На самом деле, вы можете прокрастинировать сколько угодно – ровно до тех пор, пока придерживаетесь сроков. В удаленной работе главное – это хороший и своевременный результат, а не время, потраченное на задачу. Платят вам, в конце концов, за то, что сделано, а не то, над чем долго работали, но так и не доделали. Просроченная задача – главный грех удаленщика. В общем, вы поняли: не пропускайте дедлайны, и все будет хорошо.

Предупреждения

Если вы все-таки понимаете, что не справляетесь с поставленными сроками (по любым причинам), об этом лучше предупредить как можно раньше. Худшее, что вы можете сделать – пропасть с радаров до тех пор, пока не доделаете задачу. Когда вы затягиваете сроки в офисе, ваши коллеги переживают чуть меньше: они могут в любой момент подойти к вам и узнать, в чем дело. При удаленной же коммуникации нет таких гарантий. Так что берегите нервы – свои и своих товарищей – и предупреждайте о смене планов.

Нетворкинг

Удаленная работа открывает больше возможностей для общения с близкими, но сильно ограничивает неформальное общение с коллегами и специалистами вашей сферы. Нетворкинг важен для многих специалистов. Он помогает оставаться «на волне», не пропускать важные события в вашей индустрии и, в конечном итоге, способствует профессиональному развитию. Чтобы не отрывать себя от внешнего мира, посещайте онлайн-мероприятия и вебинары, вступайте в профильные сообщества в социальных сетях и поддерживайте контакты с коллегами, с которыми на данный момент активно не работаете (хотя бы поздравляйте их с днем рождения). 

Кабинет

Чтобы работать хорошо и спокойно, вам нужно свое рабочее место. Понятно, что отдельный кабинет устроить себе могут немногие, но хотя бы кусочек домашнего пространства лучше выделить только под работу. 

Ваш «кабинет» должен быть удобным. Если за столом не умещаются ваши локти или вы не можете вытянуть ноги так, как вам хочется, ничего хорошего из этого не выйдет. Часто в статьях с советами по удаленной работе советуют потратить на хороший стол и стул. Обещают, что они быстро окупятся, потому что вы от этого сразу станете в разы эффективнее. Вероятно. 

Однако, по опыту наших авторов, рабочее место можно сообразить из того, что есть дома. Выделите под свой «офис» часть обеденного стола, подоконник или освободите кресло, на котором обычно лежит гора одежды. Главное – чтобы вам там спокойно работалось и ничего не отвлекало.

Упражнения

Не забывайте про физическую активность. Когда вы работаете из дома, вы, скорее всего, тратите меньше калорий, чем обычно: не нужно впопыхах одеваться, бежать до метро, бегать по лестницам из кабинета в кабинет. 

Зато вместо 15-минутного перерыва у кулера на офисной кухне можно включить любимые песни – потанцевать и сделать зарядку. А можно убить сразу двух зайцев и вместо растяжки помыть, наконец, окна.

Еда

Даже в офисе мы грешим тем, что бездумно уплетаем сэндвич за компьютером вместо того, чтобы нормально сходить на обед. Дома шансы не заметить, как вы съели тарелку супа, пока доделываете презентацию, возрастают многократно. Отделяйте приемы пищи от работы. Во-первых, так полезнее. Во-вторых, эффективнее: то, что вы делаете во время еды, все равно придется потом перепроверять.

Плюсы и минусы удаленной работы 

У дистанционной занятости много преимуществ и недостатков. Каждый сам для себя выбирает, что ему комфортнее. Кто-то любит пить кофе с коллегами и не видит продуктивности без очных пятиминуток с командой. Для других же необходимость тратить на дорогу лишний час (в лучшем случае) каждый день и нахождение в шумном офисе – непреодолимые препятствия на пути к счастливой жизни. Так что перед тем, как начать работать удаленно, разберитесь, нужно ли вам это.        

Плюсы удаленной работы

Сперва расскажем про плюсы удаленной работы. Вы чувствуете контроль над собственной жизнью и свободнее распоряжаетесь своим временем. Вы можете работать в том режиме, в котором вам комфортно. Хотите делать перерывы каждые полчаса – никто из «гиперпродуктивных многозадачных» коллег не посмотрит на вас косо. Чтобы быть эффективными, нужно работать в своем темпе, а в офисе это не всегда возможно.

В конечном итоге удаленка получается продуктивнее. Основной фокус смещается с времени, проведенного за офисным столом, на результат. Не нужно «досиживать» ровно до 19:00 и оправдываться за 15-минутное опоздание, когда утром у вас нет никаких срочных задач.

Часто удаленная работа открывает возможности путешествовать: вы можете жить и работать в любом месте, где есть интернет и розетка. Но даже когда речь не идет о переезде в другую страну, удаленка дает больше свободы. Вы можете выбирать новую квартиру без оглядки на то, где находится ваш офис. Вам не обязательно жить близко к центру, ведь пока нет часов пик, вы спокойно доберетесь куда угодно. А если вдруг вам вдруг понадобится самоизолироваться, вы сможете уехать подальше в деревню, где вас никто не найдет.  

И один из самых приятных плюсов: у вас освобождается время, которое вы раньше тратили на дорогу в офис, и его можно потратить на домашние дела, общение с родными и близкими и на себя.

Минусы удаленной работы

У работы на дому есть и свои минусы. Перед тем, как вы ощутите все преимущества, придется серьезно поработать над собой и научиться себя дисциплинировать. 

Кроме того, рано или поздно даже убежденные интроверты начинают страдать от недостатка общения. Впрочем, этот вопрос легко решить: есть повод лишний раз написать друзьям, обсудить погоду с коллегами и позвонить маме. 

Часто из-за дистанционного общения в команде могут возникать недомолвки и недопонимания. Чтобы такого не было, нужно привыкнуть вести рабочий процесс максимально прозрачно и уточнять даже самые очевидные вещи столько раз, сколько это необходимо – без страха показаться глупым или слишком настойчивым.